23 pytania zanim zacznę tworzyć prezentację

Wierzę w to, że elementy tworzenia prezentacji można zalgorytmizować. Takie podejście do sprawy wiele ułatwia. Przede wszystkim udaje się wypracować schematy, które sprawdzają się w większości przypadków. Myśląc nad takimi szablonami, zacząłem zastanawiać się nad tym, jak to właściwie jest gdy zabieram się do tworzenia prezentacji. Okazało się, że to całkiem uporządkowany proces, podczas którego odpowiadam sobie na wiele pytań. Poniżej znajdziecie zebrane najważniejsze z nich. Oczywiście nie zawsze jesteśmy w stanie odpowiedzieć na nie wszystkie. Czasami wręcz nie ma takiej potrzeby. Warto jednak mieć je z tyłu głowy, żeby nic istotnego nie umknęło.

Zapoznajcie się z moją „check-listą” – zachęcam do korzystania i do dodawania własnych pytań.

Zagadnienia podstawowe

1. Jaka jest data prezentacji?

Upewnijmy się na dwieście procent co do daty. Zdarzyło mi się pojechać na konferencję tydzień przed jej rozpoczęciem.

2. Na kiedy muszę dostarczyć materiały (jeżeli muszę)?

Szczególnie w przypadku wystąpień na konferencjach o charakterze naukowym, zdarza się wymóg, że materiały do prezentacji (w domyśle slajdy) trzeba dostarczyć przed określoną datą. Sprawdźmy to.

Przy okazji możemy zastanowić się czy np. gdy mamy prezentację w mniejszy gronie i chcemy wywołać określoną dyskusję, czy nie warto wysłać wcześniej uczestnikom materiałów do przygotowania. Oszczędzimy czas na samym spotkaniu, a i dyskusja nabierze tempa.

3. Jaki cel chcę osiągnąć prezentacją i skąd będę wiedział, że go osiągnąłem?

Czyli odpowiadamy sobie po prostu na pytanie po co będę do kogoś mówił. Warto tutaj zastosować znaną zasadę SMART (Simple Measurable Achievable Realistic Time-bound) jeżeli chodzi o ustalanie celów.

Dodatkowo pomyślmy co musi się stać, żebym tak po ludzku uśmiechnął się wewnętrznie po skończonej prezentacji. Często przy pierwszych wystąpieniach to po prostu „przeżyłem”.

Identyfikacja grupy odbiorców czyli do kogo będę mówił

4. Czy grupa jest jednorodna pod względem branży / stanowisk / ma jakiś mianownik wspólny?

Jeżeli odpowiedź jest twierdząca możemy wykorzystać ten wspólny mianownik budując historię. Taka wiedza ułatwi nam nawiązanie kontaktu ze słuchaczami. Możemy zabezpieczyć się też przed nieprzyjemnymi sytuacjami np. siedzą przed nami sami ortodoksyjni veganie, a my zaczynamy od tego, że kochamy krwiste steki (chyba, że jest to nasz zamierzony zabieg, który z pełną świadomością stosujemy).

5. Czy słuchacze wywodzą się z tego samego co my kręgu kulturowego?

Jeżeli mamy słuchaczy spoza Polski czy Europy warto zastanowić się czy w jakiś sposób ich nie dotkniemy. Czasami użycie niewłaściwego koloru, czy opowiedzenie anegdoty, która dla nas wydaje się neutralna, może spowodować zamieszanie.

6. W jakim wieku będą słuchacze?

Raczej oczywiste, że inaczej mówimy do gimnazjalistów, a inaczej do zaawansowanych wiekiem odbiorców.

7. Czy jestem w stanie określić 1-5 kluczowych odbiorców?

Czy na sali siedzą osoby, które są kluczowe dla naszego przekazu? Może się okazać tak, że np. podczas małych spotkań wszystkie osoby są kluczowe. Warto wtedy posiedzieć chwilę z LinkedInem czy Facebookiem, porozmawiać z osobami, które ich znają osobiście i wydobyć pomocne szczegóły na ich temat. Jakie mają hobby? Na co są wyczuleni? Czego nie lubią?

8. Czy słuchacze mają jakieś przyzwyczajenia związane z prezentacjami?

Może się okazać, że np. na danej konferencji słuchacze są przyzwyczajeni do prelekcji czytanych z kartki itp. Często jeżeli zrobicie coś odmiennego będzie to dla słuchaczy duży szok. Warto to wykorzystać.

9. Dlaczego słuchacze przyszli na moją sesję?

Czy są zainteresowani? Czy chcą mi dogryźć? Czy ktoś ich zmusił?

10. Jakie są wymagania odnośnie stroju?

Dosyć oczywista sprawa. Wiąże się z okazaniem szacunku słuchaczom. Można to też wykorzystać np. gdy mówimy do studentów i chcemy pokazać jak bardzo się z nimi utożsamiamy, raczej założymy jeansy i t-shirt. Z kolei chcąc wyjść do nich z pozycji siły, autorytetu, „corpo”, można posunąć się do założenia garnituru.

Identyfikacja miejsca w którym będę mówił czyli gdzie odbywać się będzie prezentacja

11. Gdzie odbywać się będzie prezentacja?

Jak będzie wyglądać sala? Jeżeli będzie duża to czy posiada scenę? A może to szybkie spotkanie 1:1 w kuchni?

12. Czy mam wpływ na to gdzie występuję?

Szczególnie przy mniejszych spotkaniach, mamy możliwość kompletnej zmiany otoczenia. Może wyjść ze słuchaczami na powietrze? Może poprosić żebyśmy odbyli spotkanie na stojąco? Przenieść się do restauracji/kawiarni? Pamiętamy tylko, że wszystko musi mieć jakiś cel – nic na siłę.

13. Jakie środki będę miał dostępne (rzutnik, flipchart, whiteboard)?

Czy będę miał wszystko od strony technicznej czego potrzebuję do osiągnięcia celu i jeżeli czegoś mi brakuje czy mogę to zabrać ze sobą

14. Czy będę mógł rozdać uczestnikom materiały?

Jeżeli potrzebne nam będę np. wydruki, dowiedzmy się jak możemy je rozdać słuchaczom. Czy nie potrzebujemy nikogo do pomocy?

15. Jakie będzie ustawienie sali?

Czy będą tam stoły, krzesła? Jak będą siedzieć ludzie? Czy mam jakiś wpływ na ich ustawienie? To istotne pytania szczególnie podczas prowadzenia szkoleń i bardziej interaktywnych prezentacji.

Dodatkowe ważne pytania

16. Czy ludzie będą zadawać pytania?

Jak się wtedy zachowam? Czy pozwolić na przerwanie w trakcie sesji? A może już na samym początku powiedzieć, że na wszystkie pytania odpowiemy po sesji?

17. Jak długo trwać ma prezentacja?

Kolejne pytanie z gatunku ważnych i oczywistych.

18. Czy potrzebuję przerwy w trakcie prezentacji?

Szczególnie ważne gdy mamy długi slot na swoją przemowę / warsztat. Zazwyczaj ludzie po trzech kwadransach tracą zainteresowanie tematem. Jeżeli nie mamy możliwości zrobienia wtedy przerwy, zatroszczmy się o „pobudkę” dla słuchaczy.

19. Jaki mam backup plan gdy coś nie zadziała?

Nie ma internetu, a miał być. Wysypało się demo. Slajdy się nie uruchamiają. Padł nam komputer itd. Co wtedy? Zawsze miejmy jakiś plan awaryjny w głowie. Oszczędzi nam to sporo nerwów.

20. Kto oprócz mnie występuje?  

Kwestia nad którą nie zawsze się zastanawiamy, a która może zapewnić nam przewagę nad innymi prelegentami na danej konferencji. Szczególnie gdy mówimy razem z naszą konkurencją. Podejrzyjmy na YouTube ich wystąpienia i zobaczmy jak możemy je wykorzystać do lepszego spozycjonowania siebie.

21. Pytajmy pytajmy pytajmy

Jeżeli mamy iść na spotkanie, prelekcję itp., a nie wiemy po co, kto tam będzie, czego ci ludzie od nas chcą – pytajmy kogo możemy żeby się tego dowiedzieć. Inaczej może się okazać, że marnujemy czas swój i innych ludzi.

Na koniec dwie niezwykle dla mnie ważne kwestie, na które szukam odpowiedzi przed prelekcją.

22. Jaka jest jedna rzecz, którą chcę żeby słuchacze zapamiętali po mojej sesji?

23. Jaka jest jedna rzecz, o której chcę żeby zmienili myślenie podczas mojej sesji?

2 Comments

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s