4 schematy prezentacji biznesowej

Jak wspominałem w poście 23 pytania zanim zacznę tworzyć prezentację jestem zwolennikiem algorytmizacji zadań, także w przypadku tworzenia wystąpień. Jedną z takich czynności, które można zautomatyzować jest budowanie przebiegu scenariusza prezentacji biznesowych. Bardzo ciekawie opisał to Dave McKinsey w książce „Strategic sorytelling: how to create persuasive business presentations” (zachęcam do kupienia i przeczytania).

McKinsey przedstawia w „Strategic storytelleing” historię prezentacji tworzonej dla USPS przez cztery najlepsze firmy konsultingowe. Każda z tych firm, po latach wcześniejszych prób, wypracowała sobie własne podejście do szybkiego i powtarzalnego tworzenia narracji biznesowych. W książce prześledzić możemy dokładnie jak różniły się stworzone historie i slajdy każdej z firm i dlaczego. Cztery różne podejścia do tego samego problemu, każde tak samo dobre i mające jako cel zakup usług konsultingowych „od naszej firmy”.

Ja skupię się w dalszej części na bardzo krótkim opisie przedstawionych w książce schematów tworzenia historii w prezentacji. Są one na tyle proste, że można je zacząć stosować od zaraz. Dodatkowo, gdy się nad nimi zastanowimy dojdziemy do wniosku, że na co dzień ich używamy. Nie do końca jednak zdawaliśmy sobie z tego sprawę. Usystematyzowanie tego pozwoli nam przyspieszyć proces tworzenia prezentacji. Wybieramy po prostu jeden ze schematów i zaczynamy działać. Takie „frameworki” posiadają jeszcze jedną zaletę – stosując się do nich trudno „zgubić słuchacza”. Mają logiczny ciąg, za którym odbiorca jest w stanie podążać podczas całej prezentacji.

Oto cztery schematy prezentacji biznesowej

1. Sytuacja – Komplikacja – Rozwiązanie

Pierwszy ze sposobów budowania narracji jest bardzo uniwersalny i przez to najczęściej stosowany. Znajdziemy go w scenariuszu reklamy telewizyjnej jak i przy wielu innych okazjach dlatego warto  o nim pamiętać.

Uproszczony przykład jego zastosowania wygląda następująco:

Sytuacja – „Firma od roku notuje spadek sprzedaży produktu 1 (P1).”

Komplikacja – „Okazało się, że największy konkurent wprowadził na rynek produkt podobny do P1, który jest  nieznacznie lepszy to naszego. Jeżeli na to nie zareagujemy spadek sprzedaży znacznie się pogłębi.”

Rozwiązanie – „Zakup technologii Y (tY) i unowocześnienie P1 spowoduje powrót zainteresowania klientów i wzrost sprzedaży”.

2. Sytuacja – Szansa – Rozwiązanie

Drugi schemat to w sumie modyfikacja pierwszego. Cechuje go jednak to, że prezentujemy bardziej pozytywne myślenie. Staramy się w każdej sytuacji znaleźć szanse i wykorzystać je na naszą korzyść.

Uproszczony przykład takiej narracji:

Sytuacja – „Firma od roku notuje spadek sprzedaży P1.”

Szansa – „Okazało się, że największy konkurent wprowadził na rynek produkt podobny do P1, który jest  nieznacznie lepszy to naszego. Widzimy jednak szansę w tym, że gdy unowocześnimy własny produkt, zwiększymy znacznie sprzedaż i będziemy mogli wejść na nowe rynki.”

Rozwiązanie – „Zakup tY i unowocześnienie P1 spowoduje powrót zainteresowania klientów i wzrost sprzedaży”.

3. Cele – Odkrycia – Implikacje

To podejście w porównaniu do dwóch poprzednich ma niejako odwróconą kolejność. Zaczynamy od tego co chcemy osiągnąć. Schemat nadaje się świetnie do prezentacji prac naukowych i prezentacji biznesowych, w których ważne jest pokazanie roli wykonanej przez nas pracy „odkrywczej”.

Uproszczony przykład takiej narracji:

Cele – „Chcemy spowodować wzrost sprzedaży P1.”

Odkrycia – „Fakty są jednak następujące – sprzedaż P1 maleje. Zaobserwowaliśmy, że spowodowane jest to wprowadzeniem konkurencyjnego produktu na rynek. Dodatkowo odkryliśmy, że istnieje tY, która może pomóc nam zagrozić konkurencji.”

Implikacje – „Jeżeli nie wdrożymy tY, nie tylko nie spowodujemy sprzedaży P1, ale zaczniemy gwałtownie tracić rynek. Zakup tY pomoże nam wzrosnąć o 15%”.

4. Pilotaż – Wyniki – Skalowanie

Często stosowane w korporacjach, gdy dostajemy budżet na przeprowadzenie programu pilotażowego w naszym kraju. Ten schemat daje dodatkową wskazówkę, że jak ktoś daje nam takie pieniądze to zazwyczaj chce wprowadzić podobną rzez w innych oddziałach/krajach.

Uproszczony przykład takiej narracji:

Pilotaż – „Otrzymaliśmy pieniądze na przeprowadzenie programu P1 w naszym kraju i zrobiliśmy to.”

Wyniki – „Wyszło świetnie. P1 dotarł do znacznej grupy odbiorców, którzy również byli nim zachwyceni. Rzeczami, które moglibyśmy poprawić jest R1 i R2.”

Skalowanie – „Jeżeli chcecie przenieść to na inne kraje to proponujemy zmiany w R3. Dodatkowo w Kraju 1 nie zadziała R2.”

Tak jak wspominałem wcześniej. Każdy z tych schematów jest prosty. Oczywiście mają one swoje niuanse, nie chcę jednak komplikować teraz obrazu. Na razie po prostu zacznijmy je stosować i trzymajmy się naszej intuicji.

Na co zwrócić uwagę gdy zaczynamy stosować powyższe schematy?

  • Zbalansujmy dobrze opis sytuacji. Idealnie, jeżeli pokażemy dokładnie tyle ile jest potrzebne do jej zrozumienia. Jeżeli wejdziemy zbyt głęboko to odbiorcy pogubią się w detalach. Zbyt płytkie omówienie spowoduje, że nie zrozumieją obrazu, który kreślimy.
  • Opierajmy się na faktach, czyli nie opowiadajmy bajek. Być może odbiorca złapie się na to raz, ale jak się zorientuje nigdy już nas nie potraktuje poważnie.
  • Odpowiedzmy sobie dodatkowo na pytania:
      • Czy sytuacja o której opowiadamy faktycznie ma miejsce u klienta?
      • Czy sytuacja i mający miejsce problem (szansa) jest na tyle ważny dla naszego klienta, że w ogóle będzie chciał nas posłuchać?
      • Czy jesteśmy w stanie pokazać rozwiązanie problemu i przetestowaliśmy w jakiś dostępny sposób, że będzie ono działało?

Słowo na koniec

Bardzo podoba mi się porównanie tych schematów do sposobów tworzenia sztuk teatralnych. Jak w pierwszym akcie powiedzielibyśmy „kto zabił”, trudno byłoby utrzymać uwagę widzów przez pozostałe dwa akty. Schematy te pozwalają zatem odpowiednio stopniować napięcie.

Czekam w komentarzach na wasze przykłady zastosowań wspomnianych „frameworków” i  propozycje innych, które sami stosujecie.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s